Calculer l’avantage en nature d’un véhicule de fonction

Dans le cadre de l’avantage en nature d’un véhicule de fonction, l’entreprise met à la disposition du salarié un véhicule de fonction (utilisé pour ses trajets professionnels et personnels).

En effet, accorder un avantage en nature sous la forme de véhicules de fonction peut permettre à l’entreprise de montrer sa reconnaissance à l’employé sans avoir à augmenter son salaire et, par défaut, le montant des cotisations sociales (ou charges sociales) dues à l’URSSAF.

Ceci est donc un complément de salaire souvent mis en avant et apprécié de tous les collaborateurs en bénéficiant. Cela peut même s’avérer être un atout lors de la négociation de la paie à l’embauche ou à la renégociation de contrat d’un employé.

Son utilisation dans le cadre privé constitue un avantage en nature et fait l’objet d’une déclaration auprès de l’administration fiscale. L’avantage en nature d’une voiture de fonction est soumis à l’impôt sur le revenu. Le montant de l’avantage est calculé à partir des frais réels ou selon une condition forfaitaire, et apparaît dans la catégorie « traitements et salaires » du formulaire 2042. L’employé devra ainsi vérifier que ce montant correspond à celui inscrit dans la case revenu imposable de son bulletin de paie du mois de décembre de l’année à déclarer.

Que l’entreprise soit propriétaire ou locataire du véhicule importe peu. Un véhicule de société peut être utilisé à la fois pour les déplacements professionnels, mais aussi à titre personnel. C’est uniquement dans le cadre d’une utilisation privée, en plus d’une utilisation du véhicule pour se rendre sur son lieu de travail, ainsi que pendant le créneau horaire déterminé par le contrat de travail, que le véhicule de société est considéré comme un avantage en nature.

La mise à disposition du véhicule par l’entreprise n’est pas considérée comme un avantage en nature lorsque :

• le salarié restitue le véhicule lors de sa période de repos hebdomadaire et pendant ses congés ;
• le salarié dispose d’un véhicule utilitaire de manière permanente ;
• le véhicule est une voiture particulière aménagée dans un but professionnel, sous réserve que l’employeur précise par écrit que la mise à disposition est uniquement à des fins professionnelles.

Considéré comme un avantage en nature, le véhicule de fonction constitue un élément de rémunération. Pour autant, le contrat de travail du salarié mentionne-t-il obligatoirement l’existence de la voiture de fonction ? Élément de rémunération, la voiture de fonction fait alors partie intégrante du contrat de travail. Cet avantage en nature n’est cependant pas toujours inscrit au contrat de travail. En effet, bénéficier d’un véhicule de fonction peut être prévu par le contrat de travail du collaborateur, une convention collective, un accord d’entreprise ou un usage.

Il faut savoir que la jurisprudence considère que l’employeur ne peut pas décider unilatéralement de retirer l’usage de la voiture de fonction au salarié. Il s’agit là d’une modification du contrat de travail. De même, la Cour de cassation estime qu’en cas de suspension du contrat de travail, le salarié peut conserver l’usage privé de sa voiture de fonction.

Valoriser un véhicule de fonction n’est pas toujours chose aisée pour une entreprise. Avantage en nature pour le salarié, ce dernier peut y préférer le remboursement d’indemnités kilométriques ou encore la mise à disposition d’une voiture de service.

Cependant, pour valoriser un véhicule de fonction, rien de tel que d’aborder le sujet de l’indéniable force managériale qu’affiche un tel avantage. L’employeur doit réussir à mettre en avant deux atouts majeurs du véhicule de fonction :

• Le collaborateur n’engage aucune trésorerie personnelle ;
• Le salarié n’a pas la contrainte d’avoir à remplir des décomptes de frais kilométriques.

Il faut noter que réussir à valoriser un véhicule de fonction constitue un moyen efficace de recruter et fidéliser ses collaborateurs.