Le calcul des frais kilométriques concernant les salariés d’une entreprise (commerciaux itinérants, représentants, etc.) peuvent parfois être compliqués. Il repose sur de nombreux engagements et des justificatifs de la part du salarié.
Les salariés utilisant leur véhicule pour leurs déplacements professionnels ont la possibilité de déclarer les frais engagés et de bénéficier d’une compensation. L’administration fiscale a mis en place un barème kilométrique sur lequel se baser pour le calcul des indemnités kilométriques. Il est indispensable de pouvoir justifier des frais de déplacements engagés. Le système présente certes des avantages pour le collaborateur et l’entreprise mais n’en demeure pas moins contraignant.
Calcul des frais et indemnités kilométriques
Les conditions d’application
Les IK ou indemnités kilométriques concernent les voitures, motos, scooters et vélomoteurs utilisés par les salariés dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions.
Les indemnités kilométriques sont déductibles des impôts sur le revenu et exonérées de cotisations sociales sous réserve que certains justificatifs soient apportés :
- Véhicule utilisé par le collaborateur
- Puissance fiscale du véhicule (automobiles, 2 roues)
- Distance séparant le domicile du lieu de travail
- Distance séparant le lieu de travail quotidien du lieu d’intervention ou de mission
- Nombre de trajets réalisés chaque mois
Il est à noter que le salarié doit attester ne transporter aucune personne de la société bénéficiant des mêmes indemnités.
Exemple de calcul des IK
Avant de commencer, vous devez disposer de deux informations : le nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel pendant l’année écoulée et la puissance de votre véhicule.
Il convient de se reporter tout d’abord à la bonne tranche kilométrique (moins de 5000 km, de 5000 à 20 000 km, plus de 20 000 km) puis d’appliquer la formule qui correspond à la puissance réelle de votre véhicule.
Un exemple : en 2019 vous avez parcouru 80 km aller-retour par jour de travail et avez travaillé 226 jours. Vous allez donc déclarer une distance de 18 080 km annuels (80 km * 226 j)
Cela signifie que vous devez appliquer le barème correspondant aux distances parcourues entre 5001 et 20 000 km.
Pour calculer vos indemnités kilométriques, il vous reste à appliquer la formule correspondant au nombre de CV de votre véhicule :
- pour 3 CV vous obtiendrez un total de 5851 € : (18 080 * 0,273) + 915
- pour 4 CV vous obtiendrez un total de 6463 € : (18 080 * 0,294) + 1147
- pour 5 CV vous obtiendrez un total de 6769 € : (18 080 * 0,308) + 1200
- pour 6 CV vous obtiendrez un total de 7096 € : (18 080 * 0,323) + 1256
- pour 7 CV et plus vous obtiendrez un total de 7448 € : (18 080 * 0,34) + 1301
Barème kilométrique 2020 (barème IK ou KM)
La réduction des frais réels
Le barème des indemnités kilométriques permet de calculer les frais kilométriques notamment dans le cadre de la déduction des frais réels. L’IK intègre entre autres la dépréciation du véhicule, les frais de carburant, d’entretien et d’assurance du véhicule. Son montant dépend de :
- Type de véhicule utilisé
- Puissance fiscale du véhicule
- Nombre de kilomètres parcourus lors des déplacements
Trois barèmes sont mis à disposition par l’administration fiscale:
1. Un barème de frais kilométrique pour les automobiles (7 CV maximum)
2. Un barème pour les 2 roues tels que les motos et scooters (cylindrée >50 cm³ et 5 CV maximum)
3. Un barème fiscal pour les 2 roues tels que les cyclomoteurs (cylindrée <50 cm³
Depuis le 13 février 2016, une indemnité kilométrique pour un déplacement à vélo a été mise en place.
Utilisez le barème kilométrique 2020 applicable aux voitures (en euros)
| Puissance administrative (en CV) | Distance (D) jusqu’à 5 000 KM | Distance (D) de 5 001 KM à 20 000 KM | Distance (D) de 5 001 KM à 20 000 KM |
|---|---|---|---|
3 CV et moins | d x 0,41 | (d x 0,245) + 824 | d x 0,286 |
4 CV | d x 0,493 | (d x 0,277) + 1 082 | d x 0,332 |
5 CV | d x 0,543 | (d x 0,305) + 1 188 | d x 0,364 |
6 CV | d x 0,568 | (d x 0,32) + 1 244 | d x 0,382 |
7 CV et plus | d x 0,595 | (d x 0,337) + 1 288 | d x 0,401 |
Avantages et contraintes du système du barème kilométrique
Tout frais engagé doit pouvoir être justifié
Pour le salarié, les indemnités sont déductibles de l’impôt sur le revenu et bénéficient d’une exonération des cotisations sociales.
Pour l’entreprise, les IK viennent en déduction du résultat imposable si elles entrent dans l’intérêt de son activité. Cela signifie qu’une dépense d’agrément (un déplacement d’ordre privé par exemple) ne peut justifier une telle indemnité.
Le système des frais et indemnités kilométriques présente certes des avantages pour les collaborateurs et la société mais une contrainte demeure : tout frais engagé doit pouvoir être justifié dans une note de frais.
Cela nécessite une gestion rigoureuse des frais professionnels et engendre un suivi administratif lourd pour les gestionnaires de flotte.
Bon à savoir:
- Les frais de péage et de stationnement ne sont pas pris en compte dans le barème des indemnités kilométriques.
- Les frais liés au trajet domicile-travail sont pris en compte mais pour un nombre de kilomètres limité.
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